FUNCTIE- EN TAAKOMSCHRIJVINGEN BESTUUR, COMMISSIES EN OVERIGE FUNTIONARISSEN BZC’14
TAKENPAKKETTEN BESTUURSLEDEN (DAGELIJKS BESTUUR)
- Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
TAKENPAKKETTEN BESTUURSLEDEN (OVERIG)
- Seniorencommissie
- Jeugdcommissie
- Communicatie en sponsorcommissie
- Facilitaire commissie1
- Activiteitencommissie
- Facilitaire commissie2
Inleiding:
De basis van een goed functionerende voetbalvereniging wordt gevormd door de vrijwilligers binnen een vereniging. Taakomschrijvingen zijn belangrijk voor zowel behoud- als werving van vrijwilligers. Een taakomschrijving vergroot de duidelijkheid en maakt de vereniging beter bestuurbaar. Het is duidelijk wie precies wat doet en wie verantwoordelijk is voor bepaalde zaken.
Een taakomschrijving geeft inzicht in wat iemand moet kunnen en willen om de betreffende functie uit te oefenen. Als je een functie als vrijwilliger uitoefent betekent het dat je dit vrijwillig doet, maar niet dat het ook vrijblijvend is. Door middel van dit functieboek geven we aan wat voor de betreffende functie de taken maar ook de verantwoordelijkheden zijn.
BESTUUR
Doelstellingen:
Het bestuur zal het financieel en organisatorisch kader scheppen om voetbal bij BZC’14 mogelijk te maken en hier vorm en inhoud aan te geven. Het bestuur laat zich ondersteunen en adviseren door commissies.
Het bestuur heeft oog en zet zich in voor de vrijwilligers, zodat ook zij plezier beleven aan hun werk voor de vereniging.
Het bestuur streeft ernaar de leden te betrekken bij verenigingstaken waarbij zij hun eigen verantwoordelijkheid hebben en kennen.
Het bestuur zorgt dat er naast het voetbal ook periodiek activiteiten zijn om de binding tussen de (jeugd)leden en de uitstraling naar de gemeenschap te verbeteren.
Een kwalitatief goede en veilige accommodatie is noodzakelijk voor verantwoorde sport- beoefening; de vereniging zorgt in samenwerking met de gemeente voor een kwalitatief hoogwaardige accommodatie.
Dagelijks bestuur:
De voorzitter vormt samen met secretaris en penningmeester het dagelijks bestuur (DB). Het DB is verantwoordelijk voor het managen van de vereniging.
Vergaderfrequentie:
Het DB vergadert de …. maandag van de maand. Verslaglegging: Besluiten van het DB worden opgenomen in het verslag van de bestuursvergadering.
Bestuur:
Het DB vormt samen met de voorzitters van de seniorencommissie, de jeugdcommissie, sponsorcommissie, commissie facilitaire zaken, communicatie en sponsorcommissie en overige leden het bestuur.
Vergaderfrequentie:
Het bestuur vergadert om de … weken.
Verslaglegging:
Schriftelijk door de secretaris.
VOORZITTER
Taken:
- Leidt de bestuursvergaderingen, algemene en bijzondere ledenvergaderingen.
- Stimuleert waar nodig de overige bestuursleden.
- Stimuleert de samenhang binnen de gehele vereniging. Toont hierbij leiderschap en gaat voorop in de strijd.
- Zorgt voor navolging en opvolging van de statuten en de besluiten van het bestuur en alle andere regels en bepalingen
- Vertaalt het beleid en de reglementen van de KNVB naar verenigingsbeleid en komt met voorstellen.
- Is de representatieve vertegenwoordiger van de vereniging. Vertegenwoordigt de club naar de KNVB, de gemeente en andere overheden.
- Tekent, na goedkeuring van het bestuur, samen met de penningmeester sponsorcontracten.
- Voert, na goedkeuring van het bestuur, samen met de penningmeester gesprekken met trainers, verzorgers en overige medewerkers met een financiële vergoeding.
SECRETARIS
Taken:
- Is verantwoordelijk voor het samenstellen van de agenda en het notuleren van de bestuursvergaderingen, algemene- en bijzondere ledenvergaderingen.
- Is verantwoordelijk voor het plannen van de bestuursvergaderingen, algemene- en bijzondere ledenvergaderingen.
- Fungeert als digitaal postadres van de vereniging ([email protected]) en zorgt voor doorzending van de digitale verenigingspost naar de personen en/of de organen voor wie deze post bestemd is.
- Is verantwoordelijk voor het voeren van de dagelijkse correspondentie.
- Ondertekent, verzendt en bewaart een afschrift van stukken namens het bestuur.
- Is verantwoordelijk voor het bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement.
- Onderhouden van contacten met de KNVB en gemeentelijke instanties en overheidsinstanties.
PENNINGMEESTER
Taken:
- Is verantwoordelijk voor een goede financiële bedrijfsvoering. Facturatie en incasso contributies en sponsorgelden.
- Voert, na goedkeuring van het bestuur, samen met de voorzitter gesprekken met trainers, verzorgers en overige medewerkers met een financiële vergoeding.
- Is verantwoordelijk voor al het betalingsverkeer van de vereniging.
- Is geautoriseerd voor de bankrekeningen.
- Dient een jaarbegroting ter goedkeuring in bij het bestuur. Krijgt hiervoor een concept begroting van de technische commissie en sponsorcommissie.
- Bewaakt de toegekende budgetten, signaleert afwijkingen m.b.t. de toegekende budgetten en kan voorstellen doen voor tussentijdse wijzigingen van deze budgetten.
- Informeert het DB maandelijks en het Bestuur per kwartaal over de financiële stand van zaken. Dit gebeurt aan de hand van een financiële rapportage waarin onderscheid wordt gemaakt in sponsorinkomsten, kantine inkomsten en contributie inkomsten.
- Tekent, na goedkeuring van het bestuur, samen met de voorzitter sponsorcontracten. Archiveert alle originele sponsorcontracten contracten
- Archiveert alle lopende verzekeringen.
- Coördineert, in overleg met de commissies en functionarissen de inkoop van de vereniging. Onderhoudt de contacten met de ledenadministratie en zorgt voor inning van de contributiegelden. Is bevoegd leden met een contributie achterstand aan het bestuur voor te dra- gen tot schorsing dan wel over te gaan tot het instellen van een incassobureau. Stelt voor de Algemene Ledenvergadering de financiële rapportage samen. Deze bestaat uit een balans, Verlies- en Winstrekening en een begroting.
- Roept de kascommissie bijeen en voorziet deze van al de benodigde informatie.
Bestuurslid (1) commissaris & voorzitter seniorencommissie
Doelstelling:
De seniorencommissie is verantwoordelijk voor het technisch beleid van de vereniging bij de senioren. Ten behoeve van dit technische beleid is er een, door het bestuur goedgekeurd, meerjarenplan. De seniorencommissie is verantwoordelijk voor de voortgang van dit beleid en legt twee maal per jaar verantwoording af aan het dagelijks bestuur.
Taken:
- Het bestuur adviseren bij het aanstellen van trainers.
- Monitoren van de kwaliteit van trainers.
- Erop toezien dat de trainingen volgens het seniorenplan worden uitgevoerd.
- Samen met de andere leden van de seniorencommissie als aanspreekpunt fungeren voor de trainers.
- Z.s.m. na sluiting van de overschrijvingsperiode een concept trainingstijdenrooster maken en ter besluitvorming voorleggen aan het bestuur.
- Samen met de andere leden van de seniorencommissie verantwoordelijk voor de samenstelling van de elftallen.
- Samen met de andere leden van de seniorencommissie verantwoordelijk voor de indeling van de selectieteams senioren in overleg met de verantwoordelijke trainers.
- Samen met de andere leden van de seniorencommissie verantwoordelijk voor de indeling van de overige seniorenteams.
- Bovenstaande indelingen doorgeven aan het Bestuur ter goedkeuring. Na goedkeuring zal de wedstrijdsecretaris de informatie aan de KNVB doorgeven.
- Het Bestuur adviseren bij het aanstellen van verzorgers.
- De kwaliteit van de verzorgers monitoren.
- Het Bestuur jaarlijks informeren over de aan te schaffen materialen t.b.v. de verzorging. Levert hiervoor een begroting ter goedkeuring aan het Bestuur.
Bestuurslid (2) commissaris & voorzitter jeugdcommissie
Doelstelling:
De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor het technisch beleid van de vereniging voor de jeugd. Ten behoeve van dit technische beleid is er een, door het bestuur goedgekeurd, meerjarenplan. De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor de voortgang van dit beleid en legt 2 maal per jaar verantwoording af aan het dagelijks bestuur.
Taken:
- Adviseren van het bestuur bij het aanstellen van jeugdtrainers.
- Monitoren van de kwaliteit van jeugdtrainers.
- Toezien dat de trainingen volgens het jeugdplan worden uitgevoerd.
- Samen met de andere leden van de jeugdcommissie als aanspreekpunt fungeren voor de trainers.
- Z.s.m. na de sluiting van de overschrijvingsperiode een concept trainingstijdenrooster maken en voorleggen ter besluitvorming aan het bestuur.
- Samen met de andere leden van de jeugdcommissie verantwoordelijk voor de indeling van de teams in overleg met de verantwoordelijke trainers/leiders.
- Bovenstaande indelingen doorgeven aan het Bestuur ter goedkeuring. Na goedkeuring zal de wedstrijdsecretaris de informatie aan de KNVB doorgeven.
- Het Bestuur jaarlijks informeren over de aan te schaffen materialen. Levert hiervoor een begroting aan, ter goedkeuring aan het Bestuur.
Bestuurslid(3) commissaris en voorzitter communicatie & sponsorcommissie
Doelstelling:
De communicatie en sponsorcommissie draagt zorg en verantwoording voor het verder professionaliseren van de in- en externe communicatie en voert een actief sponsorbeleid met tot doelstelling het behoud van het huidige sponsorbestand en ook het verder uitbouwen van het sponsorbestand met het oog op de toekomstige ontwikkelingen binnen BZC’14. De website zien wij als het belangrijkste communicatiemiddel om de leden van de vereniging te informeren en te betrekken. Verder is de website het visitekaartje van onze club naar derden. De leden van de communicatie- en sponsorcommissie zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de website en het plaatsen van informatie van de website.
De communicatie - & sponsorcommissie legt twee maal per jaar verantwoording af aan het dagelijks bestuur.
Taken:
- Het opstellen van een communicatie- en sponsorbeleidsplan.
- Monitoren en toe zien op de uitvoering van de betreffende beleidsplanen.
- Samen met de andere leden van de commissie aanspreekpunt voor sponsoren.
- Samen met de andere leden van de verantwoordelijk voor het werven van sponsoren en het onderhouden van contacten met hen.
- Beheren van de website en andere communicatiesystemen en zorg dragen dat de informatievoorziening up to date is.
- Het bestuur jaarlijks informeren over de aan te schaffen materialen. Levert hiervoor een begroting ter goedkeuring aan bij het Bestuur.
Commissarissen (4 &5) voorzitter(s) commissie facilitaire zaken
Doelstelling:
De commissie facilitaire zaken geeft uitvoering aan alle werkzaamheden die betrekking hebben op het beheer en onderhoud van de accommodatie. Onder de accommodatie wordt verstaan: het totale sportcomplex zijnde het clubhuis, de kleedkamers, de velden en bijbehorend (on)roerend goed.
De commissie facilitaire commissie legt twee maal per jaar verantwoording af aan het dagelijks bestuur.
Taken:
Onderhoud
- Verantwoordelijk voor het (klein) onderhoud van het clubhuis, kleedkamers, tribune en speeltuin.
- Onderhoud uitvoeren aan de hand van een door het bestuur goedgekeurde
activiteitenplanning (inclusief begroting).
- Verantwoordelijk voor goede afstelling van de verwarming in het clubhuis en de
kleedkamers.
Schoonmaak
- Wekelijkse schoonmaakwerkzaamheden van gehele kantine inclusief keuken.
- Wekelijkse schoonmaakwerkzaamheden van de kleedkamers.
- Wekelijks vuilnisbakken legen en het opruimen van zwerfvuil op het complex.
Velden
- onderhoudsplan voor de velden opstellen, offertes aanvragen voor het onderhoud van de velden en dit voorleggen aan het bestuur.
- Plaatsen/verwijderen van doelen en doelnetten.
- Belijning van de velden.
- Overleg met het wedstrijdsecretariaat over het gebruik van de velden.
Reclameborden
- Verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuwe reclameborden in opdracht van de sponsorcommissie.
- Verantwoordelijk voor de verwijdering en afvoer van reclameborden in opdracht van de sponsorcommissie
- Verantwoordelijk voor het schoonmaken en onderhoud van de reclameborden en andere reclame-uitingen
Sleutelbeheer
- Verantwoordelijk voor het beheer van alle sleutels.
- Sleutels uitgeven na toestemming van het bestuur.
- Zorg dragen voor inname van sleutels.
- Hiervoor een goede administratie bijhouden, waarbij er getekend moet worden voor elke uitgave en inname.
Kantine
- Werven, instrueren en opleiden van barvrijwilligers
- Opstellen en verspreiden dienstrooster.
- Samenstellen van een reglement voor de kantine en deze uitdelen en toezien op de voortgang. Ook worden wijzigingen doorgevoerd in het kantinereglement, in overleg met het bestuur.
- Onderhouden van contacten met barvrijwilligers en organiseren van een vrijwilligersborrel.
- Inkopen drank en overige artikelen inclusief prijsafspraken. Onderhouden van contacten met leveranciers.
- Het Bestuur adviseren over mogelijke prijsverhogingen en de aanschaf van kantineartikelen.
- Toezicht houden op representatie en misbruik melden bij het bestuur.
- Beheren van de kas en het geld afdragen aan de penningmeester.
- Openings- en sluitingstijden bewaken.
- Zorg dragen voor naleving van de wet- en regelgeving inzake hygiëne en drankgebruik, samen met de commissie facilitaire zaken.
Overige
- Vernielingen direct melden aan het bestuur.
- Voldoende schoonmaakmaterialen verzorgen
- Alle gevonden voorwerpen beheren.
Commissaris (6) en voorzitter activiteitencommissie
Doelstelling:
Het organiseren van ledenactiviteiten.
Taken:
- Organiseren van activiteiten per seizoen voor senioren en junioren.
- Organiseren van toernooien etc.
- Coördineren van de activiteiten met de kantine en jeugdcommissie.
- Maken van budgetvoorstellen van elke activiteit i.o.m. penningmeester.
- Tijdig aankondigen van activiteiten in de media en website.
- Activiteiten uitvoeren op verzoek van commissies die passen binnen hun taakgebied.
Kascontrolecommissie
Doelstelling:
De kascontrolecommissie wordt benoemd door de Algemene Ledenvergadering en bestaat uit drie leden, niet zijnde bestuursleden.
De leden worden benoemd voor drie jaar en zijn slechts eenmaal herbenoembaar.
Taken:
- Controleren van de jaarrekening van de club.
Overleggen van een schriftelijk verslag aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering, het bestuur al dan niet décharge te verlenen voor het gedurende het boekjaar gevoerde financiële beleid.
